Salah satu indikator tata-kelola yang baik dalam suatu institusi kerja dapat dilihat dari pengelolaan arsipnya. Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Muhammadiyah Surakarta (UMS) telah menginisiasi sistem pengarsipan digital untuk LPJ keuangan. Saat ini sistem pengarsipan tersebut dikembangkan lebih lanjut mencakup pengarsipan dokumen non-LPJ keuangan. Dalam rangka menyiapkan sistem pengarsipan yang komprehensif dan handal, sekaligus untuk meningkatkan kemampuan staf dalam pengelolaan arsip, Biro Keuangan mengadakan pelatihan pengarsipan pada tanggal 14 Desember 2024. Pelatihan menghadirkan narasumber Bp. Astoto Nugroho, S.S.T. Ars., Arsiparis Muda Kantor Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Bioteknologi dan Pemuliaan Tanaman Hutan, Sleman, Yogyakarta, bertempat di ruang Cakap FKIP UMS, dengan peserta para staf Keuangan FKIP, Kaprodi, Sekprodi, dan Unit Penjaminan Mutu Program Studi di bawah FKIP.
Sebelum materi utama disampaikan narasumber, Dekan FKIP, Prof. Dr. Sutama, M.Pd. memberikan sambutan yang secara garis besar menekankan pentingnya sistem pengarsipan yang baik. Pada sesi utama, narasumber) menjelaskan secara detail hal-hal terkait pengarsipan, mulai dari definisi, dasar hukum, tujuan, sampai dengan cara menghitung kebutuhan jumlah boks, rak, dan tenaga arsiparis dalam menata arsip yang tidak teratur.
Pada sesi latihan yang dikoordinir Wakil Dekan 2 FKIP (Dr. Murfiah Dewi Wulandari, M.Psi.), peserta pelatihan dibuat kelompok dan diminta membuat Daftar Ikhtisar Arsip, dengan mengidentifikasi jenis arsip , kelengkapan arsip, Jadwal Retensi Arsip (masa penyimpanan), dan informasi pendukung lainnya. Hasil latihan kelompok selanjutnya dipresentasikan pada sesi terakhir sebelum penutupan.